Süreç Yönetimi (Kanban) Nasıl Kullanılır?

Genel Bakış

Süreç Yönetimi modülü, satış ve müşteri takip süreçlerini görsel Kanban panosu üzerinde yönetmenizi sağlar. Her süreç (pipeline) kendi sekmesinde, sütunlar halinde aşamaları ve her aşamada yer alan müşteri kartlarını gösterir. Sürükle-bırak ile kartları aşamalar arasında kolayca taşıyabilir, otomasyon kuralları ile iş akışınızı otomatik pilota alabilirsiniz.

Süreçler ve Sekmeler

Sayfanın üst kısmında her süreç bir sekme olarak görüntülenir. Örneğin: Müşteri Takibi (18 kart), Satış (2 kart), Yurtdışı, Tarla Müşterileri. Her sekmenin yanında o süreçteki toplam kart sayısı gösterilir.

Sekme Yönetimi

Her sekmenin sağ üst köşesindeki üç nokta menüsü (⋮) ile sürece özel işlemler yapabilirsiniz:

• Düzenle — Süreç adını ve rengini değiştirin.
• Pasif Yap — Süreç aktifliğini geçici olarak askıya alın. Pasif süreçler sekme listesinde gri gösterilir.
• Sil — Süreci ve içindeki tüm kartları kalıcı olarak silin. Bu işlem geri alınamaz.

Kanban Kolonları (Aşamalar)

Her süreç, satış veya takip sürecinin aşamalarını temsil eden kolonlardan oluşur. Varsayılan aşamalar şunlardır:

Kolonları Süreç Ayarları bölümünden ekleyebilir, yeniden adlandırabilir veya sıralayabilirsiniz. Her kolona bir renk ve ikon atanabilir; bu sayede panoyu tek bakışta anlayabilirsiniz.

Kart Anatomisi

Her Kanban kartı aşağıdaki bileşenlerden oluşur:

• Öncelik Rengi (üst şerit) — Kartın üst kenarındaki renkli çizgi önceliği gösterir: yeşil (düşük), sarı (orta), kırmızı (yüksek), mavi (bilgi amaçlı).
• Müşteri Adı — Kartın ana başlığı. Tıklandığında müşteri detay sayfası açılır.
• Müşteri Rozeti — Müşterinin adının kısaltmasından oluşan avatar rozet.
• Temsilci Avatarları — Karta atanmış danışmanların mini avatarları.
• Vade Tarihi — Varsa planlanan takip tarihi. Geçmiş tarihli kartlar kırmızı uyarıyla gösterilir.
• Not/Görev Sayısı — Karta bağlı açık not ve görev sayısı.

Kart İşlemleri

Sürükle-Bırak ile Taşıma

Bir kartı farklı bir aşamaya taşımak için kartı tutup hedefe sürükleyin ve bırakın. Kart hedef kolona düştüğünde sistem otomatik olarak aşama değişikliği kaydeder ve varsa tetiklenecek otomasyon kurallarını çalıştırır.

Kart Detay Modalı

Bir karta tıkladığınızda tam detay modalı açılır. Bu modalde:

• Müşteri iletişim bilgileri ve portföy eşleşmeleri
• Görev oluşturma ve tamamlama
• Not ekleme ve geçmiş görüntüleme
• Teklif oluşturma ve takip
• Aşama değiştirme (dropdown ile)

Sağ Tık Bağlam Menüsü

Herhangi bir karta sağ tıkladığınızda kısayol bağlam menüsü açılır:

• Müşteriye Bağla — Kartı mevcut bir müşteri kaydıyla ilişkilendir.
• Portföy ile İlişkilendir — Müşterinin ilgilendiği portföyü karta bağla.
• Kopyala — Kartın bir kopyasını aynı veya farklı süreçte oluştur.
• Arşivle — Kartı aktif panodan kaldır; arşivden geri getirilebilir.
• Sil — Kartı kalıcı olarak sil.

Yeni Süreç Oluşturma

Sağ üst köşedeki "+ Yeni Süreç" butonuna tıkladığınızda süreç oluşturma modalı açılır.

1. Süreç adını girin

   Açıklayıcı bir isim seçin. Örn: "Satış Pipeline", "Kira Takip", "Kurumsal Müşteriler".

2. Aşamaları (kolonları) tanımlayın

   Sürecin aşamalarını sırayla ekleyin. Her aşamaya bir ad, renk ve ikon verebilirsiniz. İlk aşama otomatik olarak "Başlangıç" olarak işaretlenir.

3. Erişim yetkilerini ayarlayın

   Süreci tüm ekiple mi paylaşacağınızı yoksa yalnızca belirli danışmanların görebileceğini belirleyin.

4. "Oluştur" butonuna tıklayın

   Süreç hemen sekme listesine eklenir ve kartlar eklemeye hazır hale gelir.

Otomasyon Kuralları

Otomasyon kuralları, belirli bir tetikleyici gerçekleştiğinde otomatik eylemler yapılmasını sağlar. Böylece tekrarlayan adımları elle yapmak zorunda kalmazsınız. "Otomasyon Kuralları" butonuna tıklayarak otomasyon panelini açın.

Kural Yapısı

Her otomasyon kuralı Tetikleyici → Koşul → Eylem yapısını takip eder:

• Tetikleyici örnekleri: Kart belirli bir aşamaya taşındığında, karta görev eklendiğinde, teklif gönderildiğinde, belirli bir tarih geçildiğinde.
• Koşul örnekleri: Yalnızca belirli bir süreçte, yalnızca belirli bir öncelikte, yalnızca atanan danışman belirli biri ise.
• Eylem örnekleri: Bildirim gönder, görev oluştur, e-posta gönder, danışman değiştir, kart etiketle.

1. "+ Yeni Kural" butonuna tıklayın

   Otomasyon panelinde kural oluşturma formu açılır.

2. Tetikleyiciyi seçin

   Açılır menüden kuralı başlatacak olayı seçin (örn. "Aşama değiştiğinde").

3. Koşulları tanımlayın (opsiyonel)

   Kuralın her tetikleyicide değil, yalnızca belirli koşullar sağlandığında çalışmasını istiyorsanız koşul ekleyin.

4. Eylemi seçin

   Gerçekleştirilecek eylemi seçin ve yapılandırın (örn. "Görev oluştur" → görev adı, tarihi, atanacak danışman).

5. Kuralı kaydedin ve etkinleştirin

   Kural kaydedilir ve hemen aktif hale gelir. İstediğiniz zaman geçici olarak devre dışı bırakabilirsiniz.

Gelişmiş Filtre

Pano üzerindeki "Gelişmiş Filtre" panelini açarak Kanban görünümünü daraltabilirsiniz. Filtre seçenekleri:

• Danışman — Yalnızca seçili danışmana ait kartları göster.
• Öncelik — Düşük / Orta / Yüksek öncelikli kartları filtrele.
• Vade Tarihi — Bugün vadesi dolan, bu hafta vadesi dolan veya gecikmiş kartları öne çıkar.
• Etiket — Belirli etiketlere sahip kartları filtrele.
• Metin Arama — Müşteri adı veya not içeriğine göre arama yap.

İpuçları ve En İyi Uygulamalar

• Her satış süreciniz için ayrı bir Kanban süreci oluşturun — aynı panoyu farklı amaçlar için kullanmak görünümü karmaşıklaştırır.
• WIP (Work In Progress) limiti belirleyin: bir kolonda çok fazla kart birikmesi iş tıkanıklığına işaret eder. Ekibinizle makul bir üst sınır belirleyin.
• Otomasyon kurallarına "takip görevi oluştur" ekleyerek hiçbir müşteriyi unutmayın; sistemin size hatırlatmasına izin verin.
• Arşivleme özelliğini kapatılan fırsatlar için kullanın; böylece aktif pano temiz kalır, geçmiş veriler kaybolmaz.
• Haftalık ekip toplantılarında Kanban panosunu ekrana yansıtın; her danışman kartlarını güncelleyerek toplantı verimliliğini artırır.